Contabilidad Financiera:
La contabilidad financiera es el campo de la contabilidad ocupan de la preparación de estados financieros para los tomadores de decisiones, como accionistas, proveedores, bancos, empleados, agencias gubernamentales, propietarios y otros interesados.
El mantenimiento del capital financiero puede ser medido en unidades monetarias nominales o en unidades de poder adquisitivo constante. La necesidad fundamental de la contabilidad financiera es la reducción de agente-principal problema mediante la medición y monitoreo del desempeño de los agentes y notificar los resultados a los usuarios interesados.
La contabilidad financiera se utiliza para preparar la información contable para la gente fuera de la organización o no involucrados en el funcionamiento cotidiano de la empresa. Contabilidad de gestión de contabilidad proporciona información para ayudar a los gerentes a tomar decisiones para gestionar el negocio. En resumen, la contabilidad financiera es el proceso de síntesis de los datos financieros obtenidos de registros de contabilidad de una organización y publicación en forma de anuales (o más frecuente) informes para el beneficio de las personas fuera de la organización. La contabilidad financiera se rige por el local y las normas internacionales de contabilidad.
Los criterios que deben seguir en los registros de la contabilidad financiera son:
v Aplicación correcta de conceptos contables clasificando lo que debe quedar incluido dentro del activo y lo que incluirá el pasivo.
v Presentar la diferencia entre un gasto y un desembolso.
v Decidir lo que debe constituir un producto o un ingreso, dentro de las cuentas de resultados.
v Esta contabilidad se concreta en la custodia de los activos confiados a la empresa.
v Fundamentalmente se ocupa de la preparación de informes y datos para personas distintas de los directivos de la empresa.
v Incluye la preparación, presentación de información para acciones, acreedores, instituciones bancarias y del Gobierno.
v Las técnicas, reglas y convencionalismos según las cuales se recolectan y reproducen las cifras de la contabilidad financiera reflejan en gran parte los requisitos de esos interesados.
v Todos los sistemas contables se expresan en términos monetarios y la administración es responsable, del contenido de los informes proporcionados por la contabilidad financiera.
Características de la Contabilidad Financiera.
v Rendición de informes a terceras personas sobre el movimiento financiero de la empresa.
v Cubre la totalidad de las operaciones del negocio en forma sistemática, histórica y cronológica.
v Debe implantarse necesariamente en la compañía para informar oportunamente de los hechos desarrollados.
v Se utiliza de lenguaje en los negocios.
v Se basa en reglas, principios y procedimientos contables para el registro de las operaciones financieras de un negocio.
v Describe las operaciones en el engranaje analítico de la teneduría de libros por partida doble.
Contabilidad Presupuestaria:
Los presupuestos consisten, básicamente, en explicitar los gastos y los ingresos (recursos) que espera realizar el Gobierno durante el año.
El presupuesto presenta los gastos e ingresos de los poderes públicos durante el año. Un gasto es toda transacción que implica una aplicación financiera y un recurso es toda operación que implica la utilización de un medio de financiamiento.
En términos contables, los gastos tienen tres orígenes:
- Resultados negativos, que surgen de la operatoria cotidiana (pago de ordenadores, servicios o contratos, salarios);
- Incremento de activos, cuando el Estado adquiere, por ejemplo, un bien;
- Disminución de pasivos, al pagarse una deuda.
Los ingresos, en cambio, se originan en transacciones que representan:
- Resultados positivos (por ejemplo, la recaudación tributaria);
- Disminución de activos (venta de un inmueble, entre otros);
- Incremento de pasivos, al contraer deuda.
Clasificaciones Presupuestarias
Pueden expresarse de distintas maneras. Para cumplir con los objetivos de Claridad y Programación que tiene el presupuesto, se elaboran las clasificaciones presupuestarias. Se trata de instrumentos normativos los recursos y gastos de acuerdo a ciertos criterios, cuya estructuración se basa en el establecimiento de aspectos comunes y diferenciados de las operaciones administrativas. Las clasificaciones presupuestarias facilitan la toma de decisiones por parte de las autoridades en todas las etapas del proceso presupuestario.
El grado de agregación de las cuentas públicas se corresponde con los niveles de gestión: el funcionario que administra determinado programa gubernamental precisará trabajar con una mayor desagregación que el Ministro. Siguiendo este criterio, existen dos tipos de clasificaciones:
- Las analíticas o primarias a través de los cuales se registra cada transacción;
- Y las agregadas, que surgen de la combinación de dos o más clasificadores primarios.
Clasificación de los gastos públicos
Los estados de gastos de los presupuestos públicos aplicarán las clasificaciones orgánica, funcional agregada en programas y económica.
La clasificación orgánica agrupa los créditos para gastos por cada órgano (servicio).
La clasificación funcional agrupa los créditos según la naturaleza de las actividades a realizar.
El Departamento de Presupuestos suele establecer un sistema de objetivos que sirve de marco a la gestión presupuestaria y, de conformidad con ellos, se clasifican los créditos por programas.
La clasificación económica implica la separación de los gastos corrientes y los gastos de capital:
En los gastos corrientes se distinguirán los de funcionamiento de los servicios, los gastos financieros y las transferencias corrientes.
En los créditos para gastos de capital se distinguirán las inversiones reales, las variaciones de activos y pasivos financieros y las transferencias de capital.
Un modelo de clasificación económica es la que se emplea en los Presupuestos Generales del Estado en España, que se hace con los capítulos siguientes:
1.- Gastos de personal
2.- Gastos corrientes en bienes y servicios
3.- Gastos financieros
4.- Transferencias corrientes
5.- [Vacío]
6.- Inversiones reales
7.- Transferencias de capital
8.- Activos financieros
9.- Pasivos financieros
Clasificación de los ingresos públicos
La previsión de ingresos de los presupuestos públicos emplea la clasificación económica, distinguiendo su origen, es decir si se trata de impuestos directos o indirectos, tasas, transferencias corrientes o de capital, enajenación de inversiones o de activos, incremento de pasivos, etc.
El modelo de clasificación económica que se emplea en los Presupuestos Generales del Estado, es el siguiente:
1.- Impuestos directos y cotizaciones sociales
2.- Impuestos indirectos
3.- Tasas, precios públicos y otros ingresos
4.- Transferencias corrientes
5.- Ingresos patrimoniales
6.- Enajenación de inversiones reales
7.- Transferencias de capital
8.- Activos financieros
9.- Pasivos financieros
Contabilidad de Fondos y Valores:
La Contabilidad de Fondos
El elemento básico en el sistema de contabilidad pública, tanto en el ámbito Federal como en el estatal o local, es el fondo. El Pronunciamiento Número 1 del Consejo de Normas de Contabilidad Pública, en el apartado 2 de la Declaración Resumen de los Principios señala lo siguiente:
"Los sistemas de contabilidad pública deberán organizarse y operarse sobre la base de fondos. Un fondo se define como una entidad fiscal y contable con una serie de cuentas de efectivo registrado y otros recursos financieros que se saldan entre sí, junto con los pasivos correspondientes y netos, o saldos, y los cambios consiguientes que se segregan con el fin de poner por obra actividades específicas o lograr determinados objetivos de acuerdo con controles especiales, restricciones o limitaciones".
Cada fondo es tratado como una entidad financiera independiente, en las cuales hay activos, pasivos, ingresos y gastos. Utilizándose un sistema de contabilidad totalmente autónomo para compendiar periódicamente el status financiero en cada fondo y los cambios consiguientes.
La contabilidad de fondos permite separar actividades de muy distinta naturaleza de una misma unidad gubernamental, por lo cual, de esta manera asegurar el cumplimiento de las restricciones impuestas externamente en cuanto al nivel y naturaleza de los gastos. Además, sirve de ayuda en la administración para determinar los presupuestos de gastos y para vigilar los gastos reales en los presupuestos.
Los gobiernos no pueden legalmente mezclar los recursos de diferentes operaciones y programas y por lo general, no pueden reasignar un excedente de un fondo a otros fondos sin acción legal. Además, existen restricciones sobre los usos de muchos activos gubernamentales, tales como fondos de pensiones, fondos de subvenciones, ingresos de bonos y exacciones de impuestos especiales.
En este esquema la ecuación básica en la contabilidad financiera de una entidad pública en su totalidad puede ser la siguiente:
Activos = Pasivos + Fondos
O bien: Activos = Pasivos + Saldo del Fondo cuando se trata de un fondo concreto.
La mayoría de los fondos tienen un carácter plurianual, lo cual hace necesario para la correcta presentación contable de la recaudación, uso de los recursos y de la situación a fin del ejercicio, presentar un estado operativo (similar a una cuenta de pérdidas y ganancias en el sector privado) en el que se facilita la explicación de los ingresos y usos de éstos a lo largo del año, y un balance explicativo de la situación financiera y patrimonial, que provea de información sobre los usos, dados a los recursos, o sobre el endeudamiento y pasivos generados.
El estado operativo presenta un saldo de apertura y un saldo de cierre. Este saldo, equivalente al patrimonio neto o diferencia entre activos y pasivos del fondo, se ve afectado por las operaciones del ejercicio. El saldo de cierre del ejercicio del fondo constituye la conexión con el balance de situación. En éste quedan reflejados la situación o saldo de los activos en que se han materializado las inversiones o usos de los recursos de que dispone el fondo, y los pasivos que se han generado por las operaciones que constituyen la razón de ser, fin u objetivo del fondo, realizadas a lo largo de la vida de éste, desde su creación y que siguen vivos a la fecha de balance.
Tipos de fondos
Dada la diversidad de operaciones que realizan los gobiernos Federal, estatales y locales, se necesitan fondos distintos para recoger adecuadamente estas actividades. El Pronuncia-miento Número 1 del Consejo de Normas de Contabilidad Pública, en el apartado 3 de la Declaración Resumen de los Principios, define tres tipos de fondos: Gubernamentales, de Propiedad y Fiduciarios.
Fondos Gubernamentales, en esta categoría se agrupan los siguientes:
v Fondo General, en el que se registra la mayor parte de las operaciones de cualquier entidad pública. De acuerdo con los principios contables de general aceptación, debe haber solo un Fondo General por unidad gubernamental;
v Fondos de Ingresos Especiales, los que contabilizan los ingresos de fuentes específicas (distintas a las contribuciones especiales, fondos fiduciarios gastables, o para proyectos de capital importantes) que estén legalmente restringidos a gastos especificados;
v Fondos de Proyectos de Capital, mismos que contabilizan los recursos financieros a ser usados en la adquisición o construcción de instalaciones de capital importantes;
v Fondos del Servicio de la Deuda, los que contabilizan la acumulación de recursos para el pago de principal e intereses de deuda general a largo plazo, y
v Fondos de Contribuciones Especiales, los que contabilizan la financiación de amejoramientos o servicios públicos que se considera que benefician las propiedades contra las que las contribuciones se exaccionan.
Los Fondos de Propiedad, a su vez integran dos tipos:
v Fondos de Empresa, en los cuales se contabilizan las operaciones que se financian y operan de una forma similar a empresas privadas, donde la intención de la administración es que los costes (gastos, incluyendo la depreciación) de suministrar bienes y servicios al público en general sobre una base de continuidad sean financiados o recuperados principalmente a través de tasas y precios públicos.
v Fondos de Servicio Interno, los que contabilizan la financiación de bienes y servicios suministrados por un departamento o agencia a otros departamentos o agencias de la unidad gubernamental, o a otras unidades gubernamentales, sobre una base de contraprestación.
Por su parte los Fondos Fiduciarios se componen por los Fondos de Confianza y de Agencia, mismos que contabilizan los activos mantenidos por una unidad gubernamental con competencia de gestor o como un agente de individuos, organizaciones privadas, otras unidades gubernamentales, y/o otros fondos, por ejemplo:
v Fondos de Confianza Consumibles, registran los activos donados por particulares u organizaciones privadas sobre los que no pesa la restricción de que los activos hayan de mantenerse.
v Fondos de Confianza No Consumibles, tienen la restricción impuesta por sus donantes de que no pueden ser enajenados; la unidad gubernamental podrá hacer uso de sus rendimientos, pero no disponer de los activos. Un ejemplo de esto puede ser un activo inmobiliario o una unidad comercial.
v Fondos de Pensiones, reflejan las operaciones y situación de aquellos recursos destinados a pagar pensiones, o complementos de pensiones, a los empleados públicos.
v Fondos de Agencia, registran las operaciones en relación a recursos de los que la unidad gubernamental no es propietaria.
Contabilidad Patrimonial:
Está formada por un conjunto de procedimientos, registros, controles e informes, estructurados sobre la base de principios técnicos, que tienen como objetivos esenciales: mantener un detalle cronológico, sistemático y costeado de todas las operaciones que afecten el patrimonio de las instituciones privadas o públicas y su composición; conocer la naturaleza de éste y proporcionar a los usuarios informes periódicos, concretos, significativos y oportunos de la situación de dicho patrimonio, así como de la posición financiera y la productividad de las operaciones realizadas en un periodo determinado.
Contabilidad por Responsabilidad:
Las áreas o centros de responsabilidad que se pueden generar en una organización son de muy diverso tipo y número; por ejemplo, a niveles altos, una división o dirección de alguna función pueden ser un área de responsabilidad, como también lo es el taller donde se ensamblan algunas partes. El número de áreas de responsabilidad depende de la estructura organizacional de la compañía; habrá tantas áreas de responsabilidad como se necesiten para mantener un buen sistema de control administrativo. En tanto más elevada esté un área dentro del organigrama de la empresa, mayor será su radio de acción y por lo tanto su responsabilidad.
La esencia de cualquier área de responsabilidad radica en la relación inputs-outputs. Toda área o centro recibe insumos, por ejemplo: materiales, mano de obra o servicios, etcétera; dichos insumos son procesados con la ayuda de ciertos activos, lo que da como resultado bienes o servicios tangibles o intangibles; estos últimos pueden ser ínputs para otras áreas y así sucesivamente hasta llegar al último consumidor; sin embargo, el punto nodal para detectar la productividad de las áreas, está ubicado en la relación inputs-outputs; ambos deben ser expresados en términos monetarios para tener un común denominador que permita comparar dicha relación. Para traducir los inputs y outputs a términos monetarios se multiplica la cantidad física por el costo estándar unitario o precio unitario. Los inputs, expresados en la forma anterior, reciben el nombre de costos y los outputs, el de ingresos. Dichos resultados serán comparados con lo realmente obtenido.
Todos los centros de responsabilidad generan outputs (producen algo), y a su vez todos tienen inputs (insumen recursos). Por lo tanto, la clasificación se organiza en función de la dificultad de medir los outputs e inputs y la relación entre ellos. De acuerdo con este criterio, los principales tipos de centros de responsabilidad son:
- Centros de costos
- Centros de utilidades
- Centros de inversiones
Centros de costos: Este sistema de control parte del principio de que se puedan medir los outputs multiplicando la cantidad física de los mismos por el costo unitario estándar para cada producto obtenido con respecto a lo esperado y así detectar síntomas del área de producción, ya sean bienes o servicios.
Generalmente, el director de producción es evaluado y controlado en función del manejo eficiente de los estándares.
Este sistema de control debe incluir ciertos aspectos medibles aparte de los costos estándar, tales como normas de calidad, uso de la capacidad instalada, etc., todo lo cual también se debe indicar en forma estándar. También es conveniente analizar ciertos datos cualitativos, como rotación de personal, moral del grupo, entre otros.
Centros de utilidades: Los centros de costos estándar y de ingresos ya comentados, básicamente miden un subconjunto de la utilidad del ente al que pertenecen; es necesario mantener la independencia de actuación de cada uno de los subconjuntos, para que no haya interferencia. Pero cuando se quiere tener una visión completa de la actuación, es necesario descentralizar, de tal forma que una persona sea responsable de ingresos y costos, es decir, el control se ejercerá tanto en lo referente al manejo del área productiva, como del área de mercados. Lo importante aquí es que un centro de utilidades permite medir los inputs, los outputs y las relaciones entre ellos, dejando que la utilidad sea una medida integral de la actuación al evaluar insumos, mercados y la interacción entre ellos, por ejemplo: la división X, Y, y Z. (Ver anexo 2).
Centros de inversiones: Lo que distingue un centro de utilidad de uno de inversión es que lo que se mide en este último, es la forma cómo se han administrado los activos o recursos asignados a un área o división de la compañía.
Éstos son los principales sistemas de control administrativo que pueden ser utilizados en cualquier organización; sin embargo, la pregunta que falta contestar es, ¿cuál es mejor? Todos lo son; lo interesante es aplicar el más adecuado en cada circunstancia, de acuerdo a las explicaciones anteriores.
A la hora de llevar a cabo las selecciones de centros de responsabilidad, una organización, centralizada o descentralizada, puede medir el desempeño de sus sub-unidades utilizando uno de los cuatro tipos de centros de responsabilidad presentados anteriormente:
- Centro de costos; el administradores responsable únicamente de los costos
- Centro de utilidades; el administradores responsable de los ingresos y costos
- Centro de inversión; el administrador es responsable de las inversiones, ingresos y costos
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